Enseignements de l'ED 393

Suivi des doctorants

Une thèse dure 3 ans. Chaque année, le.la doctorant.e doit procéder à sa réinscription entre juillet et fin octobre.

A partir de la quatrième année une dérogation est obligatoire.

Suivi des doctorants

Modalités de suivi

Le suivi des doctorants est assuré par :

- le comité de suivi individuel, ainsi que par la commission de suivi des doctorants pour les doctorants inscrits en première année de thèse en 2022-2023;

- le tuteur/la tutrice et la commission de suivi des doctorants pour les promotions antérieures.

1) La commission de suivi est composée du responsable de la commission de suivi, du directeur de l'école doctorale, de représentants des HDR, d'un représentant des doctorants, ainsi que du GED. Des participants supplémentaires peuvent être invités par les membres de la commission de suivi lorsque la nécessité en est exprimée.

2) Le comité de suivi individuel du doctorant est composé d’une personne spécialiste du domaine, c-à-d compétent pour juger le contenu scientifique du travail du doctorant, et d’une personne non spécialiste du domaine choisie parmi les HDR de l’ED. Le membre spécialiste est proposé par le doctorant et son encadrant et doit être approuvé par l’école doctorale.

Le rôle du CSI est d’établir, par l’échange direct avec le doctorant et l’encadrant, les éventuelles difficultés rencontrées et les moyens mis en œuvre pour les surmonter. Il s’assure auprès du doctorant que celui-ci mène une réflexion sur la poursuite de sa carrière, et qu’il cherche ou bénéficie de formations adaptées à son projet de recherche et à son projet professionnel. Il s’assure de sa sensibilisation à l’éthique de la recherche et à l’intégrité scientifique. Le cas échéant, il signale à l’école doctorale et aux instances compétentes toute forme de conflit, de discrimination et de harcèlement.

Modalités du suivi

Le CSI doit être constitué dans le semestre suivant la 1ère inscription. Un guide rédigé par le Réseau National des Collèges Doctoraux est disponible ici.

Le comité de suivi individuel est contacté chaque année par le doctorant, qui doit organiser les entretiens selon les 3 étapes détaillées ci-dessous.

Le CSI se réunit dès la 1ère année d’inscription (entre mars et juin) puis ensuite tous les ans jusqu’à la soutenance. Le CSI se réunit pour une durée indicative d’une heure, dans laquelle trois séquences sont obligatoires : 1 – la présentation de l’état d’avancement des travaux du doctorant en présence du doctorant et de l’encadrant, 2 – un entretien du CSI avec l’encadrant seul, 3 – un entretien du CSI avec le doctorant seul. Afin de préparer la rencontre avec le CSI, le doctorant remplit une «Livret CSI» qui fait le point sur les publications en cours et à venir ainsi que sur les crédits d’enseignement. Il n’est pas demandé de rapport écrit préparatoire à la réunion du CSI. La présentation des résultats par le doctorant pourra s’appuyer sur les outils de communication scientifique classique (transparents, poster, etc.)   

Afin d’éviter les conflits d’intérêt, les membres du CSI ne feront pas partie du jury de thèse. Une dérogation pourra être accordée sur demande argumentée à l’école doctorale. 

A l’issue de cet entretien, le CSI transmet un rapport à la Commission de Suivi de l’école doctorale. L’évaluation menée en amont par le CSI permet à la Commission de Suivi de juger l’état d’avancement de la thèse et assure une égalité de traitement à l’ensemble des doctorants. Sur la base de la recommandation du CSI, la Commission de Suivi des thèses peut alors planifier un entretien avec le doctorant. Cet entretien sera toujours effectué : s’il est demandé par le doctorant ou son encadrant, s’il s’agit d’une 2ème réinscription en l’absence d’article soumis au cours de la 2ème année ou si aucun crédit d’enseignement n’a été validé durant cette période, et pour toute réinscription à partir de la 3ème. Le cas échéant, la Commission de Suivi des thèses entendra également le directeur de thèse. L’avis de la Commission de Suivi est finalement diffusé au doctorant, à son encadrant et aux membres du CSI.

A l'issue de cette réunion et des entretiens, le comité autorise ou refuse la réinscription des doctorants en 2e, 3e année, les éventuelles dérogation en 4e année et plus.

En dehors de ce suivi régulier, les doctorants comme les encadrants peuvent s’entretenir et rencontrer la direction de l’école doctorale à leur convenance pour discuter du déroulement d’un doctorat.

Un tuteur est attribué à chaque doctorant au cours de sa 1ère année d'inscription. Chaque année le doctorant rédige une fiche annuaire décrivant l'avancement de son travail et ce jusqu'à la soutenance.

Les doctorants doivent prendre contact avec leurs tuteurs, entre avril et juin de l'année en cours.

Avant l'entretien, il doit compléter l'en-tête de la fiche tuteur et l'adresser à son tuteur en y joignant un CV actualisé et la fiche CSI (mettre ed393@sorbonne-universite.fr en copie).

La fiche tuteur doit être transmise à l'école doctorale, ainsi que l'avis de la direction de thèse sur la réinscription du doctorant.

La Commission de suivi se réunit en juillet afin d'examiner la situation d'avancement de la thèse de chaque doctorant.

A l'issue de cette réunion, une lettre personnalisée est envoyée à chaque doctorant (copies au directeur de thèse et au tuteur).