Le CSI doit être constitué dans le semestre suivant la 1^ère inscription. Un guide rédigé par le Réseau National des Collèges Doctoraux est disponible ici.

Le comité de suivi individuel est contacté chaque année par le doctorant, qui doit organiser un entretien entre Mars et Juin selon les 3 étapes détaillées ci-dessous.

Le CSI se réunit dès la 1^ère année d’inscription (entre mars et juin) puis ensuite une fois par an jusqu’à la soutenance. Le CSI se réunit pour une durée indicative d’une heure, dans laquelle trois séquences sont obligatoires : 1 – la présentation de l’état d’avancement des travaux du doctorant en présence du doctorant et de l’encadrant, 2 – un entretien du CSI avec l’encadrant seul, 3 – un entretien du CSI avec le doctorant seul. Afin de préparer la rencontre avec le CSI, le doctorant remplit une «Livret CSI» qui fait le point sur les publications en cours et à venir ainsi que sur les crédits d’enseignement. Il n’est pas demandé de rapport écrit préparatoire à la réunion du CSI. La présentation des résultats par le doctorant pourra s’appuyer sur les outils de communication scientifique classique (transparents, poster, etc.). 

La réunion avec le CSI peut avoir lieu en visioconférence. Il est nécessaire que les deux membres du CSI soient présents lors de l'entretien - sauf empêchement majeur.

A l’issue de cet entretien, le CSI transmet un rapport à la Commission de Suivi de l’école doctorale à l'emplacement prévu à cet effet dans le livret de suivi.  (le CSI peut envoyer directement, ou le doctorant, ou cela peut être placé sur ADUM). L’évaluation menée en amont par le CSI permet à la Commission de Suivi de juger l’état d’avancement de la thèse et assure une égalité de traitement à l’ensemble des doctorants. Sur la base de la recommandation du CSI, la Commission de Suivi des thèses peut alors planifier un entretien avec le doctorant. Cet entretien sera toujours effectué : s’il est demandé par le doctorant ou son encadrant, s’il s’agit d’une 2^ème réinscription (3ème année) en l’absence d’article soumis au cours de la 2^ème année ou si aucun crédit d’enseignement n’a été validé durant cette période, et pour toute réinscription à partir de la 3^ème (4ème année et plus). Le cas échéant, la Commission de Suivi des thèses entendra également le directeur de thèse. L’avis de la Commission de Suivi est finalement diffusé au doctorant, à son encadrant et aux membres du CSI.

A l'issue de cette réunion et des entretiens, le comité de suivi de l'ED autorise ou pas la réinscription des doctorants en 2^e, 3^e année, les éventuelles dérogation en 4^e année et plus.

En dehors de ce suivi régulier, les doctorants comme les encadrants peuvent s’entretenir avec la direction de l’école doctorale à leur convenance pour discuter du déroulement d’un projet doctoral.

Afin d’éviter les conflits d’intérêt, les membres du CSI ne feront pas partie du jury de thèse. Une dérogation pourra être accordée sur demande argumentée à l’école doctorale. 

Un tuteur est attribué à chaque doctorant au cours de sa 1ère année d'inscription. Chaque année le doctorant rédige une fiche annuaire décrivant l'avancement de son travail et ce jusqu'à la soutenance.

Les doctorants doivent prendre contact avec leurs tuteurs, entre avril et juin de l'année en cours.

Avant l'entretien, il doit compléter l'en-tête de la fiche tuteur et l'adresser à son tuteur en y joignant un CV actualisé et la fiche CSI (mettre ed393@sorbonne-universite.fr en copie).

La fiche tuteur doit être transmise à l'école doctorale, ainsi que l'avis de la direction de thèse sur la réinscription du doctorant.

La Commission de suivi se réunit en juillet afin d'examiner la situation d'avancement de la thèse de chaque doctorant.

A l'issue de cette réunion, une lettre personnalisée est envoyée à chaque doctorant (copies au directeur de thèse et au tuteur).