La soutenance de thèse se fait en trois étapes :

1) Indiquer à l’école doctorale que les prérequis sont validés et proposer un jury dont la composition doit être conforme aux règles indiquées par l’université d’inscription (3 mois avant la date estimée de la soutenance). 

• le dernier relevé de crédits doctoraux,
• les 2 articles au format PDF (accepté et soumis)
• des captures d'écran de recherches réalisées sur PUBMED de publications communes entre le.la doctorant.e et chacun des rapporteurs proposés, et de publications communes entre les encadrants et les rapporteurs proposés
• un résumé de 250 mots en français et en anglais, accompagné d'une illustration (facultatif) et des références HAL des articles

Ces éléments doivent être envoyés à ed393@sorbonne-universite.fr avec en objet "Prérequis pour la soutenance - Nom/prénom".

2) Une fois le jury validé par l'ED (entre 2 et 3 mois avant la soutenance), la démarche dépendra de l'université d'inscription :

- les doctorants de Université Paris Cité entameront une correspondance avec soutenance.doctorat.drive@u-paris.fr (voir plus bas)

- les doctorants de Sorbonne Université entameront les démarches dans ADUM (voir plus bas)

Les doctorants pourront alors envoyer le manuscrit aux rapporteurs et commencer à organiser sa soutenance (fixer une date, réservation de salle, etc…).

3) Les rapporteurs envoient leur rapport à l’école doctorale (entre 1 mois et 15 jours avant la date de la soutenance). Si ces rapports sont favorables, l’école doctorale signe l’autorisation de soutenance. Le doctorant peut alors envoyer son manuscrit aux autres membres du jury (si les rapporteurs ont demandé des modifications à réaliser avant la soutenance, le manuscrit alors envoyé doit contenir ces modifications).

Pour rappel, les prérequis pour être autorisé.e à initier les démarches de soutenance sont :

• Avoir validé 15 crédits doctoraux (ou avoir finalisé le rapport pour les doctorants du réseau EHESP)
• Avoir publié 1 article en premier auteur et avoir 1 article soumis.

Dans tous les cas, vous ne devez commencer a initier les démarches qu'après en avoir informé l'école doctorale.

Pour les doctorants inscrits à Sorbonne Université, vous retrouverez les démarches et le calendrier de soutenance sur le lien suivant : https://www.sorbonne-universite.fr/recherche-et-innovation/le-doctorat/demarches-administratives/soutenance

Pour les doctorants inscrits à l'Université Paris Cité, vous retrouverez les démarches et le calendrier de soutenance sur le lien suivant : https://u-paris.fr/doctorat/soutenir-sa-these/

Si les 2 rapports reçus sont favorables, l’autorisation de soutenance est signée et un procès-verbal de soutenance sera envoyé au directeur/à la directrice de thèse ou disponible dans ADUM. Ce document devra être rempli le jour de la soutenance et signé par le Président de jury. Un rapport de soutenance devra être fourni, signé par tous les membres du jury puis renvoyé au service en charge des soutenances.

POINTS d'ATTENTION :

• Le doctorant doit s'assurer que les documents nécessaires à la soutenance sont bien disponibles (PV)
• Le président du Jury est choisi le jour de la soutenance par le jury lui-même (c'est la première chose qu'il doit faire).
• Les rapporteurs peuvent être présidents de Jury, mais pas les directeurs/encadrants.
• En cas de participation par visioconférence, les procurations de signature sont établies en faveur du président du Jury. Le président du Jury peut être à distance; cependant dans tous les cas, le PV de soutenance devra comporter les signatures originales (pas de scan) des participants présents et la signature du président du jury pour ceux qui ont établi une procuration.

Il existe 3 possibilités pour l’organisation de la soutenance :

• Une soutenance en présentiel : dans ce cas, le doctorant, tous les membres du jury et le public sont présents. Le doctorant réserve une salle auprès des services dédiés. Voici les contact pour réserver une salle à l'Université Paris Cité, et sur le site des Cordeliers à Sorbonne Université : paula.budny@sorbonne-universite.fr. Les autres lieux doivent être réservés par les soins de l'équipe du doctorant.
• Une soutenance partiellement en visioconférence : dans ce cas, au moins le doctorant, le président de jury et un des rapporteurs sont en présentiel (pour les inscrits à Université Paris Cité). Dans cette situation, le doctorant doit s’assurer que la salle dispose bien des conditions matérielles pour la visioconférence (matériel informatique et bonne connexion Internet)
• (à Sorbonne Université) Une soutenance intégralement en visioconférence : tous les participants participent en visioconférence

La modalité de soutenance devra être renseignée à l’étape de la signature de l’autorisation de soutenance.